Rédaction quittance de loyer

Vous souhaitez rédiger votre quittance de loyer en toute sécurité et en un minimum de temps ? Faites-nous confiance.

La quittance de loyer est un document transmis par le bailleur au locataire sur lequel sont indiquées les sommes versées par le locataire sur une période donnée (bail de location vide ou bail de location meublée).

Le bailleur reconnaît que pour la période x, l’obligation de paiement du locataire a bien été respectée.

ATTENTION / Le modèle proposé est une quittance de loyer pour bail d’habitation. Ce n’est pas le cas pour un bail commercial ou un bail professionnel.

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Formalites - Rédaction quittance de loyer

Contenu

But de la quittance de loyer pour le locataire

La quittance de loyer est un document qui est important pour le locataire car il lui permettra d’attester qu’il a payé son loyer au bailleur (notamment en cas de contentieux avec le bailleur par exemple).

Le locataire peut aussi en avoir besoin à titre de preuve s’il souhaite bénéficier d’une aide au logement, s’il souhaite prouver sa domiciliation, plus généralement, à titre de justificatif de domicile etc.

Le bailleur du logement (ou son mandataire) est dans l’obligation de remettre des quittances de loyer au locataire si il en fait la demande conformément aux disposition de l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989. Cependant il n’est pas obligé de le faire tous les mois sauf si c’est à la demande du locataire.

> Si le bailleur ne transmet pas de quittance de loyer au locataire, il est en droit de s’adresser au bailleur en lui demandant une lettre de demande de remise des quittances de loyer pour l’ensemble des mois de loyers (et charges) échus et payés.

> Si le bailleur refuse malgré tout d’adresser une quittance de loyer au locataire, ce dernier peut saisir la justice notamment le tribunal d’instance compétent.

 

Gratuité de la quittance de loyer

La quittance de loyer est un document qui doit être remit gratuitement au locataire dès lors qu’il en fait la demande.

Le bailleur n’est pas en droit de refacturer au locataire les frais d’envoi par courrier de la quittance de loyer. De la même manière, l’agence immobilière n’est pas en droit également de facturer au locataire les frais de gestion se rapportant aux établissements mensuels de la quittance de loyer.

 

Quand remettre la quittance de loyer ?

La quittance de loyer doit être remise au locataire dès l’instant que ce dernier a payé l’intégralité de son loyer ainsi que les charges associées.

En principe, au titre d’un bail de location, la transmission de la quittance de loyer par le bailleur au locataire est mensuelle.

Cependant, dans certains cas, le bailleur ne remet pas la quittance de loyer au locataire de façon systématique. Pour que ce soit le cas, le locataire peut en faire la demande au bailleur. Le bailleur sera donc dans l’obligation de lui communiquer l’intégralité des quittances de loyer depuis la signature du bail de location, si et seulement si, le loyer a bien été payé par le locataire.

 

Comment transmettre la quittance de loyer

Généralement, la quittance de loyer est adressée par le bailleur (ou dans certains cas par l’agence immobilière en charge de la gestion du logement) au locataire par courrier.

Cependant, la loi autorise la remise de quittance de loyer par voie dématérialisée (e-mail, fax…). Cela permet de simplifier le processus de transmission et de gagner du temps. Avant de procéder à un envoi dématérialisé, le locataire doit donner son accord au bailleur. En effet, il peut arriver que certaines personnes préfèrent recevoir le papier par courrier, notamment les personnes âgées qui sont moins sujet à utiliser les nouvelles technologies.

 

Attention / Avant d’envoyer quelconque document par la poste, il conviendra au bailleur ou dans certains cas, l’agence immobilière de vérifier que les paiements du loyer ont bien eu lieu chaque mois. Si les documents sont envoyés sans vérification en amont, ce sera au bailleur de prouver qu’il y a eu une erreur et qu’il n’a pas reçu les paiements.

 

Différence entre « quittance de loyer » et « reçu de paiement partiel »

Le locataire est en droit de déposer un paiement partiel de son loyer pour un mois x. Le bailleur n’est donc pas en capacité de délivrer une quittance de loyer. Il pourra le faire uniquement quand il aura reçu l’intégralité du paiement. En attendant, il pourra lui donner ce qu’on appel un reçu de paiement partiel. Cela permet d’attester qu’un versement du loyer pour un mois x a bien été délivré au bailleur. Concernant ce document, il devra respecter les mêmes mentions que celle inscrites sur la quittance de loyer afin que le document soit valide.

Dès lors que le reste du loyer est payé, le locataire pourra envoyer au locataire la quittance de loyer définitive. Cela remplacera le ou les reçus correspondant aux paiements effectués au préalable.

 

Mentions obligatoires de la quittance de loyer

La loi n’impose pas de mentions particulières à spécifier sur la quittance de loyer. Ce document est assez libre. Néanmoins, certaines mentions doivent obligatoirement y figurer :

– la période correspondant au paiement effectué sur une période x

– le montant du loyer payé pour la période x

– le montant des charges locatives payées pour la période x

– la dénomination du bailleur et du locataire ainsi que l’adresse du logement loué

– la signature du bailleur (propriétaire du logement à louer)

 

> INFO / Format du modèle de quittance de loyer

Lorsque vous allez créer votre document, vous serez en mesure de le télécharger sous plusieurs formats. Il sera possible d’obtenir votre quittance de loyer personnalisée aux formats suivant : Word, Excel ou PDF.


À qui s’adresse la quittance de loyer :

> Propriétaire, vous êtes dans l’obligation de fournir ce document à votre locataire dès lors que le loyer est versé par celui-ci.

> Locataire, vous devez être en procession de ce document si vous souhaitez justifier de votre domicile lorsque vous faites des démarches administratives (administration fiscale, services sociaux (Caf, banques…))

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